Meldung von Verstößen | Beschwerdestellen

Einleitung

Das forumZFD nimmt seine Fürsorgepflicht als Arbeitgeber ernst. Dies gilt für alle Länder, in denen es tätig ist. Aus diesem Grund wurden verschiedene Mechanismen eingerichtet, über die Mitarbeitende[1], Mitglieder der Gremien des forumZFD, Partnerorganisationen und Externe mögliche Rechts- und Regelverstöße in Bezug auf die Arbeit des forumZFD melden können. Dies hilft dabei, mögliche Missstände frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Beschwerden können sich sowohl gegen das Fehlverhalten einzelner Personen als auch gegen mögliche strukturelle Fehler innerhalb der Organisation richten.

Das forumZFD wird alle gemeldeten Beschwerden prüfen und eine gewissenhafte und sorgfältige Aufklärung anstreben. Das forumZFD stellt sicher, dass keine Nachteile für Personen entstehen, die in gutem Glauben Informationen zur Verfügung stellen. Ihnen wird Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen aufgrund ihrer Offenlegung gewährt, unabhängig davon, auf welcher Ebene diese erfolgt. Gleichzeitig werden vorsätzlich falsche Anschuldigungen, die mit dem Ziel erhoben werden, anderen zu schaden, nicht toleriert.

Grundlagen für die Meldung von Verstößen

Die Meldung eines Verstoßes kann sich auf verschiedene Grundlagen beziehen. Dies sind zum einen organisationsinterne Regelungen, die das forumZFD beschlossen hat, zum anderen externe Regelungen, insbesondere Gesetze. Ein und derselbe Sachverhalt kann zeitgleich einen Verstoß sowohl gegen interne Richtlinien also auch gegen externe Gesetze bedeuten. Ein Beispiel ist das Diskriminierungsverbot: Sowohl der Verhaltenskodex des forumZFD als auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbieten Diskriminierung. Somit kann eine Diskriminierung sowohl als Verstoß gegen den Verhaltenskodex als auch in Form einer AGG-Beschwerde gemeldet werden.

Das forumZFD hat verschiedene Richtlinien und Kodexe beschlossen, um einheitliche Verhaltensstandards zu verankern. Grundlagen für Beschwerden sind unter anderem:

• Verhaltenskodex (Code of Conduct)
• Kodex für Öffentlichkeitsarbeit
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG, externer Link)
• Datenschutzgesetze
• Sonstige lokale Gesetze, z.B. Arbeitsschutzgesetze

Wer kann einen möglichen Verstoß melden?

Jede Person, die mit dem forumZFD in Verbindung steht, kann einen Verstoß melden. Dies gilt auch, wenn die Person den Verstoß nicht selbst beobachtet hat, sondern von anderen darauf aufmerksam gemacht wurde oder einen Verstoß vermutet, selbst aber unbeteiligt ist.

Die Person, die die Beschwerde einreicht, sowie unterstützende Personen dürfen durch die Ausübung des Beschwerderechts keine Nachteile erleiden.

Namentlich gekennzeichnete Meldung

1. Die hinweisgebende Person hat beschlossen, einen möglichen Verstoß offiziell zu melden und wird somit zur beschwerdeführenden Person.
2. Die Ansprechperson erläutert der beschwerdeführenden Person den weiteren Verlauf und lädt diese zu einem (virtuellen) Gespräch ein. Das Treffen wird protokolliert. Nach dem Treffen erhält die beschwerdeführende Person die Dokumentation, kann sie bei Bedarf korrigieren lassen und unterschreibt sie anschließend.
3. Die von der beschwerdeführenden Person bereitgestellten Informationen werden nun geprüft. Das bedeutet ggf., dass andere beteiligte Personen (einschließlich der Person(en), gegen die sich die Beschwerde richtet) befragt werden. Unter bestimmten Umständen kann auch die beschwerdeführende Person erneut kontaktiert werden, um auftretende Fragen zu klären. Alle diese Schritte werden dokumentiert.
4. Sobald die Dokumentation vollständig ist wird unter Hinzunahme der/des Vorstands/Vorständin Personal festgestellt, ob ein Verstoß vorliegt oder nicht.
5. Die beschwerdeführende Person wird in der Regel innerhalb von zwei Wochen schriftlich über die Entscheidung informiert.

Anonyme Meldung

Neben der namentlich gekennzeichneten Meldung besteht auch die Möglichkeit, sich anonym zu melden. Grundsätzlich ist allerdings zu empfehlen, Beschwerden namentlich einzureichen, da dies die weitere Bearbeitung der Beschwerde erleichtert.

Über ein Formular auf der Meldeplattform können Mitarbeitende und Externe ohne Angabe ihres Namens oder einer E-Mail-Adresse eine Beschwerde einreichen. Maximale Anonymität kann erreicht werden, indem die Seite über den Tor-Browser aufgerufen wird. Nach Einreichen der Beschwerde wird der beschwerdeführenden Person ein persönlicher Zahlencode zugeteilt, über welchen er/sie die eingereichte Beschwerde erneut aufrufen kann. Dies ist wichtig, da auf diese Weise ein Kommunikationskanal eröffnet wird, über welchen Rückfragen gestellt werden können, ohne persönliche Kontaktdaten zu erfragen.

Die Beschwerde geht anonym bei complaint@forumzfd.de ein. Je nach Art des Hinweises/der Beschwerde wird die Bearbeitung an eine der zuständigen Anlaufstellen weitergegeben:

• Allgemeine Beschwerden werden an die Leitung Personal zugestellt;
• Beschwerden nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) werden an das AGG-Team weitergeleitet;
• Meldungen zu Datenschutzverstößen werden durch unsere Datenschutzbeauftragte bearbeitet.

Meldung an Ombudsperson

Die Ombudsperson ist für Korruptions- und Wirtschaftsstraftaten zuständig. Sie ist die bevorzugte Anlaufstelle jede*n, der/die einen Verdacht auf einen derartigen Verstoß äußern möchte. Zu den Korruptions- und Wirtschaftsstraftaten zählen beispielsweise Vorteilsnahme, Bestechlichkeit, Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug und Untreue, Urkundenfälschung oder der Verrat von Geschäfts-/Organisationsgeheimnissen.

Die Ombudsperson agiert unabhängig, neutral und vertraulich. Sie ist eine außerhalb des forumZFD angesiedelte Person mit juristischer Expertise.

Ablauf und Verschwiegenheitspflicht

Anlaufstelle für Hinweise oder Beschwerden über einen Verstoß aus dem Bereich der Korruptions- und Wirtschaftsstraftaten ist die vom forumZFD beauftragte und in Deutschland ansässige Ombudsperson Gero Klinkhammer (ombudsperson@teigelack.de; Arbeitssprachen Englisch und Deutsch).

1. Eine erste Kontaktaufnahme erfolgt in der Regel per E-Mail.
2. Im weiteren Verlauf entscheiden die hinweisgebende Person und die Ombudsperson einvernehmlich, ob und in welcher Detailtiefe die Meldung an das forumZFD weitergeleitet wird.
3. Die Aufklärung des Sachverhalts innerhalb des forumZFD auf Basis der freigegebenen Informationen erfolgt schließlich durch den Vorstand des forumZFD, gegebenenfalls unterstützt durch die Ombudsperson. In begründeten Fällen erfolgt die Aufklärung durch den Aufsichtsrat des forumZFD oder eine*n von ihm Beauftragte*n.

Die Ombudsperson steht hinweisgebenden Personen während dieses Prozesses für Fragen zur Verfügung und gibt ihnen eine abschließende Rückmeldung zum Ergebnis der Beschwerde. Dies kann je nach Komplexität der Situation einige Zeit in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen

• Für hinweisgebende Personen fallen für die Kontaktaufnahme mit der Ombudsperson an keiner Stelle Kosten an.
• Die Ombudsperson kann die hinweisgebende Person beraten und ihr Anonymität gegenüber dem forumZFD zusichern, allerdings nicht als ihr*e Rechtsanwalt/-anwältin fungieren.
• Handelt es sich um einen Verstoß, in den die hinweisgebende Person persönlich verwickelt ist, kann sich diese Person ebenfalls an die Ombudsperson wenden. Diese wird sie über mögliche Auswirkungen (auch zivil-, straf- und arbeitsrechtlicher Form) informieren und mit ihr die weiteren Handlungsoptionen besprechen.
• Alle hier beschriebenen Regelungen beziehen sich auf den oben definierten Zuständigkeitsbereich der Ombudsperson (Korruptions- und Wirtschaftsstraftaten).

Wie kann die Situation bestmöglich beschrieben werden?

Die Bearbeitung wird erleichtert, wenn der Sachverhalt so schlüssig, nachvollziehbar und konkret wie möglich beschrieben wird. Hierbei können folgende Leitfragen als Orientierung dienen:

• Was für ein Verstoß hat sich ereignet? 
• Wie wurde der Verstoß begangen?
• Wer hat den Verstoß begangen (Personen)?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet (Ort, Land)?
• Wann ist der Verstoß passiert (Zeitraum, Datum)?
• Gibt es Belege für den Verstoß (bspw. Mails/Dokumente/Zeug*innen)?

Welche Folgen kann eine Meldung haben?

Welche Maßnahmen ergriffen werden, ist individuell zu entscheiden und fallabhängig. Das forumZFD als Arbeitgeber kann sich beispielsweise für disziplinarische Maßnahmen wie eine Abmahnung, Versetzung, Kündigung etc. entscheiden. In Fällen, in denen gegen örtliche Gesetze verstoßen wurde, kann das forumZFD in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen Straftaten anzeigen. Außerdem kann das forumZFD Maßnahmen wie Coaching, Supervision, Workshops oder Mediation einleiten, die das Arbeitsklima verbessern.

Können beschwerdeführende Personen neben der internen Meldung auch eine Klage einreichen?

Grundsätzlich kann das Meldeverfahren parallel zu einer Strafanzeige/Zivilklage oder alternativen Streitbeilegungsmechanismen durchgeführt werden. Ein AGG-Beschwerdeverfahren kann ebenfalls parallel neben einer Klage erfolgen. Ein Anspruch auf Schadensersatz oder Entschädigung besteht allerdings nur, wenn die Benachteiligung innerhalb von zwei Monaten schriftlich gemeldet wird. Die Frist beginnt zu dem Zeitpunkt, in dem die Person, die die Beschwerde einreichen möchte, von der Benachteiligung Kenntnis erlangt (vgl. § 15 Abs. 4. AGG).